Het Haags Orgel Kontakt (HOK) is een samenwerkingsverband van organisaties die orgelconcerten organiseren in locaties (kerken) in Den Haag, als regel geconcentreerd in de binnenstad. De samenwerkende concertorganisaties nemen in het samenwerkingsverband deel als gelijkwaardige participanten. In het samenwerkingsverband fungeert tevens een bestuur dat leiding geeft aan het samenwerkingsverband.
Het bestuur van het HOK heeft tot taak goede leiding te geven aan het samenwerkingsverband van het HOK. Het bestuur doet dit door:
- het regelmatig beleggen van vergaderingen voor bestuur en participanten,
- het coördineren van de HOK concerten,
- het opstellen en archiveren van de verslaglegging van het overleg,
- het eens in de 4 jaar opstellen van een Meerjarenbeleidsplan,
- het jaarlijks opstellen van Jaarplannen,
- het jaarlijks opstellen van Jaarverslagen,
- het opzetten en beheren van de HOK website,
- het regelmatig uitgeven van een digitale nieuwsbrief,
- het aanvragen en onder de participanten verdelen van gemeenschappelijke gemeentelijk subsidie,
- het activeren en promoten van de orgelcultuur in de Haagse binnenstad door visie, beleid en activiteiten,
Het bestuur zal als regel verschillende werkgroepen in het leven roepen voor de voorbereiding, begeleiding en/of uitvoering van activiteiten die ten gunste van de orgelcultuur in Den Haag.
Zoals het HOK-Educatieteam, dat zich o.a. bezig houdt met educatieve activiteiten o.a. voor de jeugd (het 'Educatieve orgelproject voor de basisschool' een jaarlijks weerkerend project) en de de jaarlijkse 'Kom-in-de-orgelkas(t)-dag' in de Grote Kerk. Een educatieve dag voor het hele gezin die georganiseerd wordt i.s.m. de Stichting Orgelconcerten Grote Kerk.
De doelstellingen van het HOK zijn vastgelegd in de statuten (als PDF beschikbaar)
De werkwijze binnen het HOK in het Huishoudelijk Reglement (intern 'levend' document)
Vergaderingen met afvaardiging en organisten van de participanten worden als regel in de maanden maart en november belegt. In de vergadering van maart wordt het voorgaande jaar geëvalueerd. In de november-vergadering worden de plannen en het concertprogramma voor het komende jaar vastgesteld. Eens in de 4 jaar wordt in dit overleg ook het meerjarenbeleidsplan (MJBP), opgesteld door het bestuur, vastgesteld.
Het organistenoverleg is een 'werkoverleg' en dient om jaarlijks de programmering van de concerten nader te bespreken en te coördineren op te spelen werken en concertseries en/of concertthema's.
Aan het organistenoverleg nemen alle HOK-organisten deel. Terugkoppeling vindt plaats aan het bestuur en het participantenoverleg.
Ter voorbereiding van het participanten overleg en voor het ontwikkelen van visie en beleid, maar ook voor de ‘lopende zaken' komt het bestuur van het HOK ca. 6 maal per jaar bij elkaar. Tijdens deze vergaderingen wordt ook het Jaarplan en de het Jaarverslag van ieder jaar en het Meerjarenbeleidsplan, dat eens in de 4 jaar opgesteld moet worden, voorbereid en vastgesteld. Ook de gezamenlijke subsidieaanvraag voor de Gemeente Den Haag is onderwerp van de bestuursvergadering.
Alle vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van het HOK. Die ook fungeert als ‘spreekbuis' van het samenwerkingsverband en het bestuur. De voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen is de taak van de secretaris van het HOK. Deze is ook verantwoordelijk voor de coördinatie van de HOK-concerten en de correspondentie namens het HOK.
De penningmeester van het HOK is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële middelen van het HOK, voornamelijk bestaande uit inkomsten uit gemeentelijke subsidie en inkomsten uit HOK Themaconcerten. De penningmeester stelt het Fin. jaarverslag op dat, samen met het bestuurlijk en artistiek jaarverslag (met bijdragen van de organisten) als regel in april van het jaar beschikbaar is.
Binnen het HOK bestuur worden taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van bestuur en werkgroepen geregeld door een Huishoudelijk reglement. Dit reglement wordt wanneer noodzakelijk aangepast of vernieuwd. Het Huishoudelijk reglement is een intern document en in principe niet openbaar.
Het bestuur van het HOK wordt gevormd door minimaal vijf leden, bij voorkeur komend uit de kring van de participanten van het HOK. Maar het bestuur is ook gerechtigd om buiten deze kring aspirant bestuursleden te werven.
Bestuursleden worden gekozen voor de periode van 4 jaar, maar zijn terstond herbenoembaar.
Het bestuur bestaat v.a. april 2023 uit de volgende personen:
Frans Potuyt, voorzitter (bestuurslid v.a. 2023)
Gert Jan Hol, penningmeester (bestuurslid v.a. 2003)
Ed van Aken, secretaris (bestuurslid v.a. 2020)
Hero de Boer, bestuurslid (bestuurslid v.a. 2011)
Erik Bakker, bestuurslid (bestuurslid v.a. 2014)
Jan Geelhoed, bestuurslid, (bestuurslid v.a. 2015)
Zie ook deze pagina's.
De Stichting Haags Orgel Kontakt (HOK) is een samenwerkingsverband van zes participerende cultuuraanbieders in de Haagse binnenstad.
Klik HIER voor de volledige omschrijving
Het Haags Orgel Kontakt onderschrijft de Governance Code Cultuur (GCC) en de Code Culturele Diversiteit (CCD)
Het Haags Orgel Kontakt wil zich ook houden aan de regelgeving m.b.t. de Algemene Verordening Persoonsgegevens.
In onderstaande LINKS meer info over:
De concerten en andere activiteiten van het HOK zijn alleen mogelijk door financiële bijdragen van subsidiegevers en de structurele subsidie die het samenwerkingsverband van het HOK ontvangt van de Gemeente Den Haag.
